10 Dicas para organizar o seu espaço de trabalho

Está na hora de organizar o seu espaço de trabalho?

Uma casa ou um escritório desorganizado podem impactar negativamente a sua motivação e produtividade. A desordem também significa que dados confidenciais podem ser expostos e correr o risco de uma violação de segurança.

Um espaço de trabalho organizado pode aumentar a eficiência do seu trabalho - de acordo com a empresa de design de interiores oka.com, as pessoas tomam melhores decisões num espaço arrumado e 83% das pessoas dizem que se sentem mais produtivas, mais bem realizadas e com controlo.

Aqui estão as 10 dicas para organizar a sua casa ou escritório:

1. Organize a área de trabalho e ao ver cada objecto pergunte: isso tem um propósito? Qualquer coisa que não o tenha deve deitado fora ou destruído em segurança.
2. Limpe sua mesa. Coloque ao alcance do braço apenas os objectos necessários para o trabalho diário: telefone, teclado e monitor, iluminação e outros materiais de trabalho essenciais.
3. Não use post-its - eles são confusos e expõem informações. Em vez disso, use lembretes de calendário e um gestor de passwords.
4. Mantenha seus objectos pessoais organizados numa gaveta ou armário.
5. Organize as suas gavetas por níveis de importância – os itens mais utilizados devem ficar na frente das gavetas mais acessíveis.
6. Digitalize documentos em papel sempre que possível e mantenha todos os documentos em papel em armários ou gavetas trancados.
7. Existem leis de proteção de dados sobre quanto tempo pode manter determinados documentos, portanto, crie um processo abrangente de gestão de documentos para garantir que identifica, arquiva e elimine os documentos cem segurança quando eles deixam de ser necessários, de acordo com os regulamentos de conformidade.
8. Organize a informação digital em arquivos e pastas claramente identificados e, quando necessário, protegidos por password. Arquive todos os e-mails usando um sistema de arquivamento simples, por exemplo ‘resposta’, ‘em espera’, ‘arquivar’.
9. Não faça download de aplicações desnecessárias (ou pessoais) em dispositivos de trabalho e exclua todos as aplicações e softwares não utilizados.
10. Implemente uma Política de Mesa Limpa para que a sua área de trabalho fique arrumada no final de cada dia.

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