Gestão de Informação de Alunos - Boas Práticas para a sua Instituição de Ensino

Com o final do verão e o início do novo ano académico, instituições como escolas, universidades e serviços sociais de apoio a estudantes recebem um fluxo de novos documentos ao mesmo tempo que precisam de destruir todos os documentos desnecessários. 

Ter uma política segura e eficaz de gestão dos dados de alunos e das suas famílias, ajudará na organização dos arquivos que estas organizações criaram ou terão de criar, para que possam ser consultados e destruídos de maneira segura após a sua via útil. 

Retenção de registos de alunos e o RGPD

Um dos benefícios da política de gestão de dados de alunos é a sua ajuda na identificação dos períodos de retenção e a aplicação do RGPD. Todos sabemos que o RGPD é importante para aumentar a segurança de nossos dados. Desde lidar com dados pessoais como nome, data de nascimento, morada incluindo detalhes financeiros e até informação médica; todos os dias as instituições de ensino lidam com dados, alguns sensíveis e que exigem tratamento adequado. 

Portanto, a implementação de uma política de gestão de dados de alunos ajudará a evitar fugas de dados e a manter a integridade de sua instituição e, acima de tudo, manter segura a informação confidencial que os seus alunos e as suas famílias lhe confiam. 

Gestão de registos de alunos

Quer esteja a criar um arquivo digital ou físico, uma política de gestão de registos de alunos eficaz e segura ajudará a manter a integridade dos seus dados.

Pode não ser um processo linear manter um arquivo de dados de antigos alunos, mas ao implementar as etapas indicadas abaixo estará a aumentar a segurança e a integridade da informação confidencial dos seus alunos, construindo confiança na sua instituição e ajudando-a a cumprir com o RGPD e com os períodos de retenção. 

Organizar

A organização é um passo fundamental na gestão da informação. A quantidade e variedade dos diferentes tipos de documentos que contêm dados tão diversos, mas necessários, pode parecer um pouco assustador no início. Crie categorias para os diferentes tipos de documentos. Isto facilitará consultas e pesquisas futuras. 

Segurança

Quer conserve os arquivos de alunos de forma tradicional em papel ou num disco rígido, dispositivo portátil ou na rede, a segurança de todos os suportes é o mais importante. Os arquivos com informação dos alunos contêm dados confidenciais e, em alguns casos, dados sensíveis. Investir em segurança de alto nível é essencial, como por exemplo, um armário de arquivo seguro com controlo de acessos ou chave, uma rede segura ou um serviço na cloud.

Seguir estes conselhos ajudará não só a organizar o seu espaço de trabalho como também a cumprir com o RGPD. No entanto, há outro passo importante para utilizar uma política eficaz de gestão de dados de alunos, que é a destruição segura desses documentos confidenciais.

Uma violação de dados pode ocorrer internamente como resultado de um simples erro de um funcionário ou, externamente, por falta de segurança no envio para reciclagem ou mesmo no processo de reciclagem. A solução que lhe garante tranquilidade será estabelecer contratar uma empresa de segurança de informação, líder no seu sector, como a Shred-it, que o pode ajudar na segurança dos arquivos dos seus alunos, desde o início na sua produção até ao fim, com a sua destruição total e reciclagem.

Destruição segura de informação com a Shred-it

A sua política de gestão de registos de estudantes será muito útil dentro da sua instituição, já que mantém a segurança dos documentos confidenciais enquanto estes estiverem armazenados nas suas instalações. Mas a mesma política pode não garantir a integridade desses documentos eternamente. E é aí que a Shred-it pode ajudar.

Estabelecemos o nosso processo de destruição de informação para ajudar organizações de todo o mundo a manter segura a sua informação confidencial.

Saiba mais sobre o nosso processo destruição segura, desde Serviços de Destruição de Documentos até à Destruição de Discos Rígidos e Materiais Multimédia. Temos várias soluções para responder às necessidades da sua instituição.

Entre em contacto para ver como as nossas soluções podem ajudar a proteger a sua instituição, funcionários e alunos.