5 Riscos de Proteção de Dados e como Mitigá-los

Todos os dias na Europa, as empresas armazenam grandes quantidades de dados confidenciais, em documentos e discos rígidos. No entanto, na realidade laboral cada vez mais híbrida, o transporte de informação confidencial para uso fora do ambiente de trabalho pode também representar riscos significativos à proteção de dados. A perda, roubo ou comprometimento de materiais físicos e digitais, que são confidenciais, pode ter consequências devastadoras para organizações de todos as dimensões – desde consequências legais até financeiras e reputacionais.

Com estudos a mostrar que cerca de 83% das organizações já tiveram mais de uma violação de dados¹, nunca foi tão importante que as empresas façam tudo o que seja possível para se protegerem. Nesta artigo exploraremos os vários riscos de proteção de dados que as empresas enfrentam e discutiremos medidas eficazes para mitigar esses mesmos riscos.

Quais são os riscos relacionados com a proteção de dados?

Antes de traçar um plano de ação para mitigar e eliminar o risco, é fundamental saber quais são os vários perigos:

●      Fugas de dados

Uma violação e fuga de dados ocorre quando indivíduos não autorizados obtêm acesso a dados confidenciais, como informação de clientes, dados financeiros ou propriedade intelectual. Isso pode acontecer de várias formas, como o hacking, roubo ou simplesmente descuido – na verdade, dados mostram que 21% das violações em 2022 foram causadas por erro humano de colaboradores².

As violações de dados podem ter um impacto devastador nas empresas, levando a perdas financeiras, danos à reputação e responsabilidade legal. No ano passado, o custo total médio global de uma violação de dados para uma organização foi de 4.35 milhões de dólares³.

●      Roubo de identidade

O roubo de identidade ocorre quando alguém rouba os dados pessoais de outro. Ladrões de identidade podem usar esses daods para abrir novas contas bancárias, fazer compras ou cometer crimes. Também pode causar enormes danos legais, financeiros e reputacionais às empresas, que têm a obrigação de proteger os dados pessoais dos seus clientes e evitar que estes sejam roubados.

●      Consequências legais/conformidade

A falha das empresas em proteger os dados pode levar a consequências legais, incluindo multas, ações judiciais e processos criminais. A conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), é crucial para evitar essas consequências. O RGPD aplica-se a todas as empresas que lidam com dados pessoais de residentes da UE. Em todo o mundo, os regulamentos para proteger informação confidencial de clientes, colaboradores e negócios estão a tornan-se cada vez mais rigorosos.

●      Perdas financeiras

As empresas que sofrem fugas/violações de dados ou incidentes de roubo de identidade, como resultado da falha na proteção de dados confidenciais, geralmente enfrentam perdas financeiras significativas. Os custos podem incluir a investigação do incidente, a reparação dos danos e a compensação dos indivíduos ou entidades afetados.

●      Danos à reputação

Muitas vezes esquecido porque não é imediatamente quantificável quando comparado com outros riscos, o dano à reputação de uma empresa que pode ser causado por uma violação de dados ou incidente de roubo de identidade. Além dos efeitos colaterais, como a perda de clientes, diminuição das vendas e dificuldade em atrair novos negócios.

Como mitigar os riscos à proteção de dados

Há uma série de etapas que as empresas podem tomar para aumentar a proteção dos seus dados. Quando se trata de arquivos em papel confidenciais e discos rígidos, gerir o seu armazenamento e destruição é fundamental. Muitas empresas não percebem que, à medida que os documentos e arquivos começam a acumular, também aumenta o risco de fuga de dados. Deixar documentos confidenciais ou dispositivos de armazenamento digital acessíveis, no local de trabalho ou em teletrabalho, pode dificultar a proteção de dados com o rigor necessário para evitar uma fuga. Aqui estão algumas sugestões que pode seguir:

●      Destruição segura de documentos

Quando as empresas precisa de se desafazer dos seus arquivos e documentos, estes devem ser destruídos sempre em segurança. Isso garante que pessoas não autorizadas não acedam à informação que consta nesses documentos. Contratar um serviço de confiança para a destruição de documentos garante que as melhores práticas são aplicadas: uma destruição segura e de acordo com a legislação. Muitas empresas podem também desconhecer que há um benefício ambiental em contratar um fornecedor nesta área. Por exemplo, a Shred-it não apenas destrói em segurança os seus documentos confidenciais, como também permite que os materiais sejam reciclados e entrem na economia circular. Tudo isto sem comprometer a segurança ou correr qualquer risco de proteção de dados.

●      Destruição de discos rígidos

Quando as empresas querem eliminar discos rígidos que contenham dados confidenciais, não basta eliminar esses dados, limpar os discos ou formatá-los. Os discos rígidos devem ser destruídos por um parceiro como a Shred-it. Isso garantirá que os dados nos discos rígidos nunca mais serão recuperados ou reutilizados por qualquer pessoa ou organização. Da mesma forma que a destruição de documentos, a Shred-it é capaz de reciclar os componentes destruídos em segurança.

●      Educar os colaboradores sobre proteção de dados

Os colaboradores devem estar bem informados sobre os riscos de proteção de dados e quais as melhores práticas. Sessões regulares de formação devem ser realizadas para aumentar o conhecimento sobre a importância de proteger dados confidenciais. Os colaboradores devem ser formados sobre a forma de gerir em segurança os dados e o armazenamento de documentos confidenciais e discos rígidos. Os colaboradores que trabalham em regime híbrido ou totalmente remoto, devem também estar cientes dos riscos relacionados com a proteção de dados, as políticas da sua empresa e as práticas corretas. É essencial que tenham conhecimento da política de mesa limpa que sua empresa pode facilmente adoptar e que permite que a sua equipa tenha orientações claras sobre como armazenar em segurança os arquivos confidenciais com os quais trabalharam durante o dia, sobretudo quando abandonam a sua secretária.

●      Realização de um questionário de segurança de dados

Ao realizar um questionário de segurança de dados, as empresas podem obter informações valiosas sobre qual o seu risco em termos de segurança de documentos. Essa avaliação analisa vários aspectos das práticas de gestão, armazenamento e eliminação de dados para determinar possíveis vulnerabilidades. Ele ajuda a identificar áreas onde documentos confidenciais ou discos rígidos correm maior risco de serem perdidos, roubados ou manipulados. Essa ferramenta fornece uma estrutura prática para avaliar os protocolos e ações de segurança dos documentos existentes. Examina fatores como controlos de acesso, formação de colaboradores, procedimentos de backup de dados e armazenamento seguro de documentos indesejados antes da sua destruição. Ao avaliar todas estas áreas, as empresas podem identificar qualquer lacuna ou ponto fraco nas suas medidas de proteção de dados e desenvolver estratégias para as resolver.

Conclusão

Ao estar ciente dos riscos de proteção de dados e ao tomar medidas para os mitigar, as empresas e todos os seus colaboradores podem ajudar a proteger documentos confidenciais e discos rígidos contra o acesso não autorizado. Desta forma ajudará a proteger os seus dados, a sua reputação e seus resultados.

Num mundo de trabalho cad avez mais híbrido e cada vez mais digital, os riscos de proteção de dados não apenas crescem em número, mas também em consequências. Proteger documentos confidenciais e discos rígidos contra acesso não autorizado é fundamental para proteger o seu negócio. Ao entender o que está em jogo e ao implementar as medidas apropriadas, as empresas podem mitigar as possíveis consequências de violações de dados e incidentes de roubo de identidade. A destruição segura de documentos, destruição de discos rígidos e a formação dos colaboradores são componentes cruciais de uma estratégia abrangente de proteção de dados, mas não constituem uma lista definitiva de mitigações. Ao priorizar a segurança dos dados, as empresas podem aumentar a sua conformidade com as normas, proteger a sua reputação, minimizar perdas financeiras e manter a confiança dos seus clientes e partes interessadas.

Na Shred-it, temos recursos especializados para o ajudar a entender quais são os riscos na proteção de dados e como mitigá-los – consulte o nosso centro de recursos.

Como alternativa, navegue no nosso sítio web para saber mais sobre os nossos serviços de destruição de documentos, destruição de discos rígidos e reciclagem. Ou fale connosco hoje mesmo e descubra como o podemos ajudar a aumentar a proteção dos seus dados e da sua organização.

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