Como manter a segurança e a conformidade num mundo de trabalho cada vez mais híbrido

Após meses de trabalho remoto, o futuro de muitas organizações parece ser o híbrido: uma combinação de trabalho no escritório e em casa. Uma pesquisa recente da Microsoft, abrangendo 30.000 colaboradores em todo o mundo, descobriu que 70% destes desejam manter as opções de trabalho flexíveis e 66% dos decisores estão a considerar redesenhar os espaços físicos para acomodar o trabalho híbrido. [1]

Apesar dos benefícios desse modelo flexível de trabalho, a livre circulação entre a casa e o escritório e a falta de segurança nos "escritórios domésticos " pode representar riscos significativos à segurança da informação.

Uma pesquisa da Shred-it mostra que, embora quase 9 em cada 10 (88%) trabalhadores remotos no Reino Unido tenham dito que lidam com documentos confidenciais, até 1 em cada 4 (24%) revelou que nem sempre segue as indicações para destruir a informação confidencial quando trabalham em casa. [2]

Esta pesquisa mostrou também alguma confusão sobre quem é o principal responsável pela destruição e reciclagem de papel e discos rígidos, quando em trabalho remoto. Dos 1.000 trabalhadores remotor que foram entrevistados, 43% disse que a responsabilidade é do empregador e 45% afirmou que era a responsabilidade é do próprio.

Para mitigar este risco, os empregadores devem continuar a dotar as equipas de trabalho híbridas com atualizações regulares, formação e proteção contra ameaças físicas e informáticas aos dados, ameaças estas que são "apenas " um dos maiores riscos para a reputação e lucros de uma empresa.

É hora de destruir hábitos indesejados e introduzir formas mais seguras de trabalho.

A Shred-it está aqui para ajudar! Descubra algumas etapas simples que as equipas em trabalho remoto ou no escritório podem seguir, e que ajudarão a manter os dados seguros e a conformidade da sua empresa.

1. Do escritório para casa

Antes de ir para o escritório, verifique se seus os dispositivos e documentos físicos estão seguros. Portáteis, USBs ou o relatório que imprimiu para aquela reunião são facilmente deixados nos transportes públicos ou no carro, sendo alvos fácies para criminosos. Estar atento a todos os dispositivos e impressões pode ajudar a mante-los afastados dos ladrões de dados, que apenas esperam um oportunidade para falsificação de documentos ou até roubo de identidade.

2. No Escritório

Para muitas pessoas voltar ao escritório é uma oportunidade para socializar, conversar com os colegas e promover tarefas mais colaborativas. Para os oportunistas, é a oportunidade de roubar qualquer informação sensível deixada à vista de todos. Não regresse aos velhos hábitos e certifique-se de que protege todos os documentos e dispositivos sempre que deixar o seu posto de trabalho.

3. Adote uma Política de Mesa Limpa

Independentemente de estar a mover-se do escritório para casa ou da cozinha para a sala, voltar ao hábito de seguir uma política de mesa limpa pode ajudá-lo a garantir a conformidade e a proteção da informação confidencial. Destrua em segurança os post-its, certifique-se de que os suportes digitais e o seu portátil estão bloqueados e verifique se sua mesa está limpa no final de cada dia.

4. Educação sobre Segurança Informática

Com o COVID-19 aumentaram os ataques informáticos promovidos por criminosos e esta situação só deverá piorar à medida que os colaboradores se movimentam entre ambientes diferentes, como a sua casa, escritório ou espaços de co-working. Ser capaz de identificar e-mails suspeitos, usar senhas seguras e mitigar quaisquer riscos é um grande passo no reforço das suas defesas contra ameaças informáticas.

5. Política Shred-it All

Introduza uma Política de Destruição Total ou Shred-it All, para destruir em segurança todos os documentos que deixam de ser necessários, sabendo que todos eles são triturados e impossíveis de ser reconstituídos. Isto elimina a necessidade dos colaboradores verificarem, por sua iniciativa, o que é ou não confidencial, diminuindo o risco de erro humano – sabia que mais de 40% das fugas de dados ocorrem devido a erro humano? [3]

6. Agende uma Purga

Depois de vários meses em trabalho remoto recomendado, é grande a probabilidade de ter acumulado documentos antigos que precisam de ser destruídos. Da mesma forma, à medida que os trabalhadores híbridos regressam ao escritório, pode ocorrer um fluxo de documentos que vai encher os seus contentores de reciclagem. Agende um serviço de destruição pontual ou pugar, para liberar espaço no escritório e diminuir os riscos de fuga de dados.

7. Seja verde! Reduza as emissões de Co2!

Triturar e reciclar – as iniciativas verdes são cada vez mais necessárias, sobretudo em casa e no local de trabalho, incluindo a reciclagem de papel. Contudo estas podem estar em risco se não forem totalmente realizadas quando os colaboradores estão em teletrabalho. Quase uma em cada cinco (18%) das pessoas do inquérito realizado pela Shred indicou que não recicla documentos de trabalho quando está em casa e/ou apenas os coloca no lixo.

Ao incentivar a movimentação segura de papel de casa para o escritório ou ao organizar recolha de documentos utilizados em casa, pode ajudar a garantir que estes são triturados e reciclados em segurança – evitando riscos indesejados e protegendo o nosso planeta e as suas próprias emissões de CO2.

Prepare-se para um mundo de trabalho híbrido com a Shred-it

A conformidade e o cumprimento do RGPD significam que há uma grande quantidade de dados que são processados e armazenados diariamente. E esta é a altura ideal para pensar na proteção e segurança dos dados.

Ao adotar os conselhos aqui indicados na sua organização, estará no caminho certo para ajudar os colaboradores a permanecerem seguros e em conformidade num mundo de trabalho híbrido. Entre em contacto hoje mesmo e veja como os nossos serviços podem ajudar a sua empresa a permanecer protegida, independentemente do local onde a sua equipa esteja a trabalhar.

E para todas as suas necessidades de destruição de documentos e discos rígidos, a Shred-it está à distância de um clique ou telefonema. Começe hoje mesmo a proteger os seus colaboradores, clientes e negócio e consiga a tranquilidade necessária para que se foque no sucesso da sua organização.

[1] - Microsoft

[2] - Shred-it Survey 2022 Reino Unido

[3] - Tech Republic