Documentos confidenciais que deve sempre destruir

As fugas de dados estão a aumentar a cada ano, por todo o mundo^[1]. Este facto juntamente com a legislação, que está em constante evolução, e que incide sobre a gestão, armazenamento e proteção de dados pessoais, faz com que a proteção de informação confidencial seja essencial - e representa um desafio contínuo para as empresas.

Os riscos podem ser altos se a informação comercial ou de clientes for armazenada/destruída incorretamente ou simplesmente ficar sem controlo. Ao implementar um processo interno de gestão de documentos, incluindo uma prática de eliminação definida, as empresas podem ajudar a reduzir a crescente ameaça à segurança de dados dos clientes, colaboradores e parceiros. E um método fiável é a trituração segura, que ajuda a garantir que os suportes que contêm informação confidencial são destruídos de forma irrecuperável.

Neste artigo exploramos os diferentes tipos de arquivos confidenciais que devem ser destruídos e a importância de o fazer. Também abordamos os desafios do seu sector, damos orientação sobre os prazos de retenção e destacamos a importância de rever a legislação nacional/europeia.

Tipos de documentos que devem ser destruídos

Práticas internacionais como o Information Commissioner’s Office (ICO) no Reino Unido,  recomendam a trituração como forma para destruir, de forma segura, documentos em papel. Para garantir que as informações confidenciais permanecem confidenciais, há vários documentos que devem ser destruídos em segurança.

Informação financeira, como extratos bancários, declarações de impostos e extratos de cartão de crédito, contêm informações financeiras confidenciais que podem ser usadas para roubo ou fraude. Dados de clientes, incluindo dados pessoais e financeiros, também devem ser destruídos em segurança para proteger a privacidade dos envolvidos.

Os arquivos sobre os colaboradores, incluindo avaliações de desempenho, registos disciplinares e dados sobre os salários, contêm detalhes confidenciais que devem ser protegidos com o fim último de proteger a privacidade dos colaboradores. Propriedade intelectual, como documentos de pesquisa e desenvolvimento, projetos de investigação para produtos e segredos comerciais, são ativos valiosos que devem ser destruídos para impedir que concorrentes ou indivíduos não autorizados tenham acesso aos mesmos.

Exemplos específicos do sector

Sectores diferentes acabam por ter os seus próprios desafios, quando se trata de destruição de documentos. Daí que muitas empresas armazenam e processam documentos tão específicos que só elas os manipulam.

Instituições financeiras, como bancos e seguros, lidam com grandes quantidades de dados financeiros. A destruição de registos financeiros, pedidos de empréstimo e relatórios de crédito é essencial para evitar o roubo de identidade e manter a confiança dos seus clientes.

As organizações de saúde processam registos médicos altamente confidenciais e sensíveis, que contêm detalhes privados do paciente – e cujo nível pode variar dependendo do sistema de saúde e de cada país. A destruição adequada de registos médicos, documentos de seguro e informações de prescrição é crucial para cumprir os regulamentos de saúde e de proteção de dados em vários países.

As organizações jurídicas lidam com uma vasta gama de documentos confidenciais, como contratos de clientes, processos judiciais e correspondência jurídica. Só a destruição segura desses documentos garante a confidencialidade do cliente e evita que dados jurídicos confidenciais caiam nas mãos erradas.

Outros sectores, incluindo comércio, hotelaria, congressos e ensino, recolhem, armazenam e processam dados de clientes, como por exemplo nome, morada e informação de cartão de crédito, filiação e números de identificação. A destruição destes dados, após o período de retenção exigido, ajuda a reduzir o risco de violação de dados e o acesso não autorizado.

Orientação sobre prazos de retenção

Compreender os prazos de retenção apropriados para cada tipologia de documento é crucial para garantir a conformidade e a gestão eficiente de registos. Reter documentos além do período de retenção necessário e atrasar a sua destruição, armazenando-os indefinidamente, pode deixar a sua organização exposta a possíveis fugas e violações de dados, além de avultadas multas.

Ao seguir as diretrizes de retenção e ao destruir documentos desnecessários, você pode reduzir a área de armazenamento, diminuir o risco de sanções pecuniárias e manter a conformidade com a legislação.

Importância de rever a legislação

Os regulamentos e requisitos de proteção de dados podem variar pois existe legislação nacional, mas também europeia sobre este tema.

Para garantir a conformidade, é essencial que as empresas se mantenham atualizadas sobre a legislação de retenção e destruição de documentos. A consulta da legislação relacionada com a proteção de dados e privacidade permite que as organizações alinhem as suas práticas com os regulamentos específicos que impactam a sua operação. Mantendo-se informadas e em conformidade, as empresas podem proteger-se a si mesmas e aos seus clientes, contra riscos legais e reputacionais.

Numa época em que as empresas permanecem em alerta máximo perante uma violação de dados e quando o acesso não autorizado a dados confidenciais é generalizado, é crucial que as empresas deem prioridade à proteção de dados.

A implementação de práticas adequadas de destruição de arquivos é uma etapa essencial para proteger a informação confidencial e manter a confiança dos clientes. Ao entender os tipos de documentos que devem ser destruídos, considerando os desafios do seu sector, seguindo as orientações de retenção e mantendo-se informadas sobre a legislação, as organizações podem aprimorar os seus esforços de proteção de dados.

Trabalhar com profissionais de destruição na dados ajudará a garantir que as empresas beneficiem de uma cadeia de custódia segura para os seus documentos confidenciais, garantindo adicionalmente a conformidade com as regras de proteção de dados em vigor.

A Shred-it está empenhada em ajudar as empresas a proteger os seus dados confidenciais através da destruição segura de documentos e discos rígidos. Os nossos serviços profissionais garantem que os arquivos confidenciais são destruídos sem possibilidade de recuperação, ajudando-o a cumprir os requisitos legais e protegendo os seus dados. E como temos presença em vários países, entendemos as suas necessidades locais e do seu sector. Entre em contacto connosco para saber mais sobre as nossas soluções de destruição e para fortalecer as suas práticas de proteção de dados.

^[1] De acordo com Infosecurity Magazine, fugas de dados aumentaram 70% no terceiro trimestre de 2022, comparado com o segundo trimestre: ​​https://www.infosecurity-magazine.com/news/data-breaches-rise-by-70-q3-2022/. O Fórum Económico Mundial também indica que o custo de fugas de dados a nível mundial continua a aumentar 20% ano após ano (https://www.weforum.org/agenda/2023/03/data-breaches-are-increasing-at-a-rapid-speed-here-s-what-to-do-about-it/).