Porque é que precisa de uma política de reciclagem – e como a implementar?

A reciclagem é essencial para qualquer organização que queira operar de forma sustentável. Estudos realizados no Reino Unido estimam que, em média, um trabalhador de escritório utilize até 45 pedaços de papel diariamente, sendo que dois terços vão para o lixo¹. Neste processo a segurança da organização não pode ser colocada em causa – as empresas geralmente possuem documentos confidenciais em papel e dispositivos eletrónicos que contêm informação confidencial que devem ser eliminados em segurança.

Na verdade, pode já estar a fazer tudo o que é considerado boa prática em termos de eliminação e reciclagem. Mas, ao implementar uma política de reciclagem segura, está também a eliminar riscos e erros humanos, certificando-se de que todos os colaboradores – no escritório ou em trabalho remoto – estão cientes do que devem fazer quando os documentos confidenciais deixam de ser necessários. É importante salientar que também pode fazer uma destruição segura não apenas como algo que os colaboradores “deveriam” fazer, mas como parte da cultura da empresa.

Neste artigo, analisamos os benefícios de implementar essa política – e porque é que ela não consome tanto tempo ou dinheiro como poderia pensar.

Os benefícios de uma boa política de reciclagem

A eliminação inadequada de documentos confidenciais pode expor sua empresa a significativos riscos de segurança. Informação confidencial, como detalhes pessoais, informação financeira e propriedade intelectual, podem cair nas mãos erradas e serem usadas para roubo de identidade, fraude ou espionagem corporativa. Também pode prejudicar a reputação da sua empresa e expô-la a ações legais.

Portanto, a implementação de uma política clara e abrangente de reciclagem pode ajudar a superar esses desafios e muito mais:

• Garantir a conformidade – Os regulamentos de proteção de dados exigem que as empresas eliminem a informação confidencial em segurança. Uma política de reciclagem pode garantir o cumprimento desses regulamentos, reduzindo o risco de violações e fugas de dados bem como possíveis multas. Estabelecer uma parceria com uma empresa de destruição e reciclagem, como a Shred-it, ajuda a garantir a conformidade e proporcionar a tranquilidade desejada.
• Melhorar a reputação do seu negócio  – Os consumidores estão cada vez mais preocupados com o impacto ambiental das operações. Ao implementar uma política de reciclagem pode mostrar aos seus clientes que a sustentabilidade é uma preocupação da sua organização, e está comprometido em reduzir a sua pegada ambiental. Isso melhora a sua reputação e ajuda a destacar-se da sua concorrência.
• Redução de custos – A reciclagem também pode ajudar as empresas a reduzir custos, por exemplo, reduzindo as taxas de eliminação de resíduos. A eliminação adequada de documentos confidenciais também pode reduzir o risco de multas por incumprimento de regulamentos.

Implementar uma política de reciclagem

A implementação de uma política de reciclagem não precisa ser complicada. Aqui estão algumas dicas para começar:

• Realize uma auditoria aos resíduos para identificar oportunidades de reciclagem segura.
• Forme os seus colaboradores sobre a importância da eliminação segura de documentos e como reciclar adequadamente.
• Faça parceria com uma empresa de destruição e reciclagem como a Shred-it para garantir a eliminação segura de documentos confidenciais.
• Torne acessíveis todos os caixotes de reciclagem segura e rotule-os claramente. Certifique-se de que os caixotes para deixar materiais não protegidos, mas que podem ser reciclados, também estão claramente identificados, para que não haja confusão.
• Acompanhe a utilização da política para identificar áreas de melhoria. Continue a comunicar com os colaboradores através de comunicação interna, newsletters e outros materiais que indiquem alterações ou atualizações da política – e celebre os sucessos da política!

No ano passado, em parceria com os nossos clientes, recolhemos e reciclámos com segurança aproximadamente 454.000 toneladas de papel. Com os benefícios ambientais e de segurança que naturalmente resultam da eliminação adequada de documentos e arquivos confidenciais, uma boa política, que também seja bem implementada, pode contribuir para que as boas práticas se tornem uma das prioridades da sua organização.

Para obter cinco dicas fáceis sobre como implementar esta política, clique aqui. Para saber mais sobre os processos de reciclagem da Shred-it, incluindo a nossa Política Shred-it All, entre em contacto connosco hoje mesmo.

1. https://www.docusign.co.uk/blog/6-ways-reduce-paper-waste-from-work